LES DIFFERENTS FORMATS D’EVENEMENTS VIRTUELS

Dans le contexte actuel, de plus en plus d’entreprises décident de digitaliser leurs événements pour pouvoir en assurer la tenue et maintenir ainsi le lien avec leurs clients, leurs partenaires et leurs équipes.

Loin des bureaux et des rencontres physiques qui ponctuaient auparavant notre quotidien, nous devons nous habituer à de nouveaux modes de travail à l’aide de nouvelles technologies et solutions digitales, afin de partager des contenus impactants tout en favorisant l’humain et le relationnel.

La tendance de l’événementiel digital séduit le plus grand nombre

Beaucoup se questionnaient sur cette nouvelle tendance de la digitalisation des événements, mais le format virtuel a su convaincre aussi bien le grand public (concerts en ligne, visites de musées, etc.) que les professionnels (séminaires, Kick Off, team building, etc.) grâce à ses nombreux avantages. Ce format permet en effet une organisation adaptable et évolutive en comparaison à des événements en présentiel où le nombre de places peut être limité. Le format virtuel est également très accessible pour l’ensemble des participants, qui peuvent assister à un événement depuis n’importe quel endroit dans le monde et à n’importe quel moment. Enfin, il s’agit d’un format respectueux de l’environnement qui requiert moins de déplacements et peu d’impressions de documents, participant ainsi à la transition énergétique. 

La tournure virtuelle qu’ont pris les événements professionnels s’impose donc aujourd’hui comme essentielle. En format 100% virtuel ou bien en hybride (à la fois physique et virtuel), ces événements à distance ne cessent de se répandre et séduisent de plus en plus de monde. Pour éviter des lassitudes et frustrations propres au digital, il convient cependant de soigner le format de ces évènements pour offrir une expérience professionnelle qualitative et innovante.

Les différents formats d’événements virtuels

Voici quelques formats d’événements digitaux qui se sont particulièrement développés ces derniers mois et que Rouge Vif Events organise chaque semaine pour ses clients et partenaires :

• Les webinaires et conférences en ligne : pour des événements incluant différents intervenants qui animent une vidéo-conférence sur un thème précis. Les participants ne prennent pas directement la parole mais peuvent participer via des Q&R, sondages, activités, etc. Cela nécessite un contenu pertinent ainsi que des interactions entre les intervenants et l’animateur permettant de dynamiser le webinaire.
• Les ateliers et réunions en ligne : pour des événements plus participatifs en plus petit comité, avec la possibilité de créer différentes sessions en parallèle pour des groupes distincts. Ce format permet à tous les participants de prendre la parole, s’exprimer et participer au débat. Ces réunions sont souvent accompagnées d’une solution d’animation interactive pour susciter l’engagement des participants.
• Les captations audiovisuelles en studio : pour les séminaires et conventions aux enjeux forts, il est possible de prévoir une captation audiovisuelle faite par une équipe de professionnels, avec des contenus filmés en live ou en amont de l’évènement, et une diffusion en streaming. Ces captations peuvent être accompagnées d’un travail de scénographie et un plateau TV peut être mis en place afin de donner un aspect très professionnel à l’événement.
• Les événements virtuels 3D : ils permettent d’organiser des rassemblements de toutes tailles en créant un univers 3D immersif. Ce format offre l’expérience de rencontres et de discussions réelles avec la création d’avatars et la possibilité d’échanger en direct.
• Les salons virtuels : une rencontre digitale entre exposants et visiteurs sur une plateforme spécialisée autour d’un thème donné, qui reproduit de façon très réaliste l’ambiance retrouvée sur un salon en présentiel. Les exposants peuvent échanger par chat ou visio avec les visiteurs, sur leur stand ou dans des salles privées.

Tous ces événements peuvent être accompagnés d’animations virtuelles pour donner un aspect plus convivial, participatif et ludique à l’événement et permettre de créer du lien entre les participants et collecter plus d’avis et retours d’expérience de la part des invités. Ces animations s’adaptent à tous les types d’événements virtuels, internes comme externes, et les formules sont nombreuses : quiz digital, escape game en ligne, rallye numérique, photomosaïque, atelier cocktail, dégustation, etc.

L’accompagnement des agences événementielles, une expertise partagée

Dans le futur, ces nouveaux formats cohabiteront avec les évènements en présentiel et viendront ainsi compléter les possibilités de communication à disposition des entreprises. Les agences événementielles jouent ici un rôle primordial : aider les entreprises et institutions à construire un fil conducteur adapté au format digital, leur proposer des formats d’évènements virtuels innovants, les guider sur les solutions qui leur conviennent le mieux, les conseiller sur les outils et les techniques pour mener à bien leurs projets événementiels et les accompagner dans le déploiement de ces projets pour une exécution sans faille.

Le Groupe Rouge Vif, à travers sa filiale Rouge Vif Events, s’est mobilisé et a lancé DéClic, sa nouvelle offre d’évènementiel « phygital », dont nous vous parlerons très bientôt dans un prochain article. Pour avoir un premier aperçu de cette offre, n’hésitez pas à consulter cet article.

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