LES CONSEILS DE ROUGE VIF EVENTS POUR UNE CAMPAGNE EMAILING REUSSIE
Un événement réussi, qu’il soit en présentiel, hybride ou virtuel, dépend de nombreux détails : des messages forts, un format adapté à votre objectif, un planning établi en fonction de vos messages et de vos cibles, des temps forts articulés de façon stratégique, une communication attrayante et une campagne d’emailing efficace, un réseau de prestataires de qualité, une coordination sans faille, un bilan post-événement efficace, etc.
L’un des facteurs clés de la réussite d’un évènement se situe dans la communication faite en amont, et notamment dans la campagne d’emailing qui a vocation à donner envie à votre cible de s’inscrire.
Cette dernière doit être pensée soigneusement afin de garantir son efficacité. En effet, la campagne d’emailing est très importante car elle sera la vitrine de votre événement et vous garantira la présence de votre cible le jour J. Elle comporte notamment votre save the date, votre invitation, vos relances et rappels et votre email de remerciement.
Voici quelques détails qu’il nous semble important de soigner :
- Créer une adresse email personnalisée : il est en effet conseillé que vos emails soient envoyés d’une adresse email personnelle ou tout du moins d’une adresse dédiée à votre événement. En effet, si vos emails proviennent d’un contact connu par votre cible, comme par exemple de votre équipe commerciale, ou d’une adresse email dédiée à votre événement, vos emails auront moins de chance de se retrouver dans le redoutable dossier « Spam » de vos invités, mais ils auront également plus de chance d’être ouverts et lus.
- Préparer un objet percutant : l’objet de votre email est la première chose que votre cible va voir. Dans une période où nous sommes tous sur-sollicités, l’objet d’un email est extrêmement important. Il définira si votre email sera ouvert ou tout simplement supprimé sans être lu. Il faut donc que l’objet de votre email soit court, attrayant, impactant !
- Soigner votre pre-header : la fameuse ligne, qui apparait sur de nombreuses boites emails offrant une sorte d’extrait du contenu de votre email, est également un élément à soigner pour assurer un bon taux d’ouverture à votre campagne d’emailing.
- Utiliser une base de données à jour : bien entendu, il est primordial de veiller à mettre à jour votre base de contacts avant d’envoyer vos emails afin de vous assurer que toutes les personnes que vous vouliez inviter à votre événement reçoivent les informations nécessaires.
- Concevoir un design efficace et attrayant, aux couleurs de votre entreprise ou de votre événement. Une fois l’email ouvert, vous devez garder l’attention de votre public et susciter son intérêt. Un email esthétique aura d’autant plus de chances d’être lu car il sera agréable à regarder – et à lire. Vous devez également penser à ce que ce design soit responsive, il doit être lisible aussi bien sur ordinateur que sur mobile.
- Rédiger des messages personnalisés, mentionnant le nom de vos cibles ou mieux encore, avec un mot d’introduction personnalisé, ce qui incitera également vos invités à poursuivre leur lecture et favorisera leur adhésion à votre évènement.
- Elaborer un contenu informatif, concis et attrayant. Votre email a été ouvert et a suscité la curiosité de votre cible, vous devez maintenant retenir leur attention. Vos emails devront être courts (2 à 3 min de lecture maximum) et contenir tous les éléments clés que vous souhaitez transmettre sur votre événement (date, programme, intervenant, sujets abordés, etc.) en mettant bien en avant les avantages de cet événement et pourquoi il faut y participer !
- Inciter à l’action (call to action). Une fois l’attention éveillée chez vos futurs participants, incitez-les à l’action en introduisant notamment un lien d’inscription, qui pourra être hébergé sur votre site internet, le site de votre événement ou sur un site externe aux couleurs de votre événement ou de votre entité.
- Enfin, choisir le timing idéal adapté à votre cible et à votre événement ! Eviter d’envoyer ces emails lors des vacances scolaires, des jours fériés (attention aux pays où votre cible se trouve), ou des ponts. Si vous visez une cible B2B, favorisez par exemple le jeudi entre 8h et 10h. Aussi, pensez à créer un rétroplanning pour l’ensemble des emails de votre campagne afin d’échelonner ces envois dans le temps.
Tous ces éléments font partie des critères à soigner lors de la création de vos emails afin d’assurer que vos communications soient consultées et appréciées. Enfin, une fois tous ces critères assimilés, vous pourrez créer une campagne d’emailing efficace afin de garantir un taux de participation maximal !
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